Rechnungsmanager
Zentrale E-Mail Adresse
Freigabeprozess
Zahlungseingang
Export von Daten an FIBU
Per E-Mail eingehende Rechnungen müssen entsprechend den gesetzlichen Vorschriften elektronisch archiviert werden. In der Praxis werden Rechnungen i.d.R. im PDF Format per E-Mail versendet.
In der myDMScloud werden nur die PDF Anhänge der E-Mail eindeutig mit einem Zeitstempel, den Daten des Versenders und des Empfängers (E-Mail Adressen der Postfächer) verschlagwortet und in einem chronologischen Rechnungseingangsbuch erfasst. Evtl. unerwünschte PDF Anhänge (Prospekte, AGBs, etc.) können gelöscht werden.
Anschließend können die Rechnungen in anderen Apps weiter verarbeitet und z.B. einer Lieferantenakte oder einem Projekt zugeordnet werden.
Der Rechnungsmanager bietet Standardfunktionen für die weitere Verarbeitung und Prüfung / Freigabe der Belege an.
Dazu zählt auch die Möglichkeit Zahlungseingänge zu erfassen.
Rechnungsmanager Pro
Zentrale E-Mail Adresse
Freigabeprozess (ELO-WF)
Zahlungseingang
Export von Daten an FIBU
Über die Funktionen des Rechnungsmanagers hinaus steuert der Rechnungsmanager Pro den gesamten Prozess der Prüfung und Freigabe für jede einzelne Rechnung über einen flexibel konfigurierbaren ELO Workflow.
Im Zuge des Workflows werden alle Belege per OCR analysiert um möglichst viele Daten automatisiert zu erfassen.
Jeder Nutzer (Unternehmen) der myDMScloud kann frei definieren welche Stufen der Freigabe über den Workflow abgebildet werden sollen:
- Sachliche Prüfung,
- Budget Freigabe,
- Geschäftsführungs Freigabe mit/ohne Betragsgrenze und
- Einbinden der Kontierung und Buchung.
Alle Entscheidungen und Kommentare der Bearbeiter werden über den ELO Feed dokumentiert.
E-Mail Archiv
Rechtskonforme
Langzeitarchivierung
Getrennt nach Benutzer / Postfach
Die elektronische und rechtssichere Archivierung von steuerlich relevanten E-Mails ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben.
In myDMScloud können Sie den DOKinform® E-Mail Safe je Postfach aktivieren.
Das Postfach muss per IMAP erreichbar sein um alle dort gespeicherten E-Mails automatisch zu archivieren.
Jede archivierte E-Mail wird im Postfach gekennzeichnet. Auch nach dem Löschen einer E-Mail aus dem Postfach bleibt diese in Ihrer myDMScloud sicher und dauerhaft archiviert.
Verfahrensdokumentation
GOBD / IT konform für
Steuer relevante Belege
Nachweis der „Revisionssicherheit“
In den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften ist geregelt unter welchen Umständen Original Dokumente, z.B. erhaltene Rechnungen, nach der elektronischen Archivierung vernichtet werden dürfen.
Dafür ist neben einem sicheren Archivsystem (z.B. ELO in der myDMScloud) insbesondere der gesamte Prozess vom Eingang eines Dokumentes über dessen Digitalisierung, die Ablage im Archiv, der Schutz gegen Verlust, die Zugriffsberechtigung, die Datensicherung und ggf. Datenwiederherstellung in einer sog. Verfahrensdokumentation nach GoBD festzuhalten.
Diese ist im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt dem Prüfer vorzulegen und dient als Nachweis zur Einhaltung der Vorschriften nach GoBD.
